Maligayang pagdating sa kurso ng Pagkasyahin ng Maliit na Negosyo Xero! Sa araling ito, sisidlan namin kung paano i-customize ang mga invoice, quote, order ng pagbili, at mga resibo sa Xero.
Maaari kang sumunod sa iyong sariling Xero account. Kung wala ka pa, mag-click dito upang mag-sign up para sa isang libreng 30-araw na pagsubok. Pagkasyahin ang mga mambabasa ng Maliit na Negosyo ay makakatanggap din ng 50% mula sa kanilang unang tatlong buwan kung magpasya silang mag-subscribe.
Upang makumpleto ang araling ito, maaari mong panoorin ang video sa ibaba, basahin sa pamamagitan ng sunud-sunod na mga tagubilin, o gawin ang pareho. Magsimula tayo!
Para sa ilang mga maliliit na may-ari ng negosyo, si Xero ay magbibigay ng sapat na mga tool upang mahawakan ang kanilang mga libro sa kanilang sarili. Ngunit, para sa marami, makatuwiran na gamitin ang Xero kasabay ng nakaranas ng maliliit na accountant sa negosyo na mga eksperto din sa Xero, tulad ng sa Bookkeeper360.
Maaaring mahawakan ng bookkeeper360 ang iyong buwanang bookkeeping, payroll, bagong papeles ng empleyado, mga buwis, at higit pa. Ang mga pangunahing plano ay magsisimula sa $ 249 / buwan. Kunin ang iyong unang konsultasyon libre.
Bisitahin ang Bookkeeper360
Bakit Mahalaga na I-customize ang mga Invoice, Quote, Order ng Pagbili at Mga Resibo sa Xero?
Bilang isang may-ari ng negosyo, alam mo ang kahalagahan ng pagkakaroon ng magandang reputasyon sa iyong mga customer, mga supplier at sinumang iba pa na maaaring makipag-ugnay sa iyo. Pinapayagan ka ni Xero na lumikha ng mga dokumentong nakikitang propesyonal tulad ng isang quote (o bid) na maaari mong ipadala sa isang potensyal na customer, isang invoice sa isang umiiral na customer, o isang order sa pagbili na iyong nilikha upang ilagay ang isang order sa isang supplier.
Ang tab na Mga Setting ng Invoice ay nagbibigay-daan sa iyong ipasadya ang hitsura at pakiramdam ng bawat isa sa mga dokumentong ito, kabilang ang mga quote, mga order sa pagbili at mga resibo. Bilang karagdagan sa hitsura at pakiramdam, maaari mo ring itakda ang mga default na mga tuntunin sa pagbabayad, lumikha ng isang awtomatikong paalala sa mga customer sa sandaling ang mga invoice ay lumipas na o mag-set up ng isang paalala ilang araw bago ang invoice ay dapat bayaran (ibig sabihin sa loob ng 7 araw).Maaari ka ring magdagdag ng isang link sa serbisyo ng pagbabayad tulad ng Stripe o Paypal sa mga invoice upang mabayaran mo nang mas mabilis.
Susunod, susuriin namin kung anong impormasyon ang kasama sa tab na Mga Setting ng Invoice.
Kung Paano Ipasadya ang mga Invoice, Mga Quote, Pagbili ng Order at Mga Resibo sa Xero
Upang simulan ang pag-customize ng mga dokumentong ito, sundin ang mga hakbang na ito upang mag-navigate sa seksyon ng Mga Setting ng Invoice:
Hakbang 1 - Mula sa menu ng Mga Setting, piliin ang Mga Pangkalahatang Setting tulad ng ipinahiwatig sa screenshot sa ibaba.
Hakbang 2 - Sa ibaba ng seksyon ng Mga Tampok pipiliin mo ang Mga Setting ng Invoice.
Mayroong 4 na mga pangunahing lugar upang mag-set up sa loob ng Mga Setting ng Invoice seksyon na nakasaad sa screenshot sa ibaba:
- Tema ng Pagba-brand
- Default na Mga Setting
- Mga Serbisyo sa Pagbabayad
- Mga Paalala sa Invoice
1. Branding Theme
Sa loob ng seksyong tema ng pagba-brand, mayroon kang pagpipilian upang magdagdag ng isang karaniwang tema o isang custom na tema DOCX. Kung pupunta ka sa standard na tema, maaari mong kopyahin ang isang umiiral na tema o lumikha ng isa gamit ang pinagsamang mga tool sa disenyo ng Xero. Maaari kang lumikha ng isang walang limitasyong bilang ng mga karaniwang tema (mga template) na gagamitin sa mga invoice, mga quote, mga order sa pagbili at mga resibo. Habang ang standard na tema ay medyo madaling gamitin, ito ay limitado lamang sa pangunahing pag-customize tulad ng font, logo at mga hanay upang ipakita / itago sa talahanayan.
Kung nais mo ang kakayahang ganap na ipasadya ang iyong mga template pagkatapos ay maaaring gusto mong gamitin ang tema ng DOCX.
Ang DOCX tema ay nagbibigay-daan sa iyo upang gawin ang ganap na pag-customize gamit ang Microsoft Word 2007 o mas bago. Upang magamit ang tema ng DOCX, dapat mong maranasan ang paggamit ng mga talahanayan at mga code ng patlang sa Word. Maaari kang magdagdag ng hanggang 15 DOCX na mga tema sa pagba-brand (mga template) upang mag-apply sa mga invoice, quote at mga order sa pagbili.
Sa araling ito, itutuon namin kung paano lumikha ng isang standard na tema sa pagba-brand. Gayunpaman, maaari kang makahanap ng mga tagubilin sa hakbang sa kung paano lumikha ng isang DOCX tema dito.
Mga Pagpipilian sa Standard na Branding Theme
Mayroon kang pagpipilian upang magdagdag ng isang karaniwang tema mula sa simula o kopyahin ang isang umiiral na tema. Maaari kang lumikha ng isang tema na gagamitin para sa lahat ng mga invoice, mga quote, mga order sa pagbili at mga resibo o maaari kang lumikha ng ibang tema para sa iba't ibang anyo tulad ng mga tala ng kredito at mga pahayag.
Nasa ibaba ang isang screenshot kasama ang isang maikling paliwanag kung anong impormasyon ang maaaring ma-customize kapag gumagamit ng standard na pagpipilian sa pagba-brand:
- Pangkalahatang Impormasyon – Sinasaklaw ng seksyong ito ang pangunahing impormasyon sa pag-format tulad ng laki ng pahina, mga margin at font.
- Pamagat ng Template – Sa seksyon na ito, maaari kang gumawa ng mga pagbabago sa pangalan ng isang form. Halimbawa, kung mas gusto mong gamitin ang Tantyahin sa halip ng Quote pagkatapos ay palitan mo ang patlang ng pamagat ng Quote bilang mayroon ako sa screenshot sa itaas upang sabihin ang "Tantyahin". Sa pamamagitan ng paggawa ng pagbabagong ito, ang lahat ng mga panipi na iyong nilikha ay sasabihin Estimate (sa halip ng Quote) sa pinakadulo ng form.
- Impormasyon upang Ipakita (o hindi ipakita) – Sa seksyon na ito, maaari mong piliin ang mga kahon para sa impormasyong nais mong ipakita (o itago) sa mga form na ipinadala mo sa iyong mga customer o mga supplier. Kabilang dito ang logo ng iyong kumpanya, ang address kung saan maaaring tawagan ka ng mga customer at mga supplier, buwis sa pagbebenta, mga diskwento, dami, presyo, atbp.
- Mga Buwis sa Logo / Pagbebenta at Mga Detalye ng Pakikipag-ugnay - Sa seksyon na ito, maaari mong piliin kung paano mo gustong lumitaw ang logo ng iyong kumpanya, kung gusto mo o hindi ang invoice upang ipakita ang buwis sa pagbebenta nang hiwalay (eksklusibo) o hindi (kasama) at ang address kung saan maaaring tawagan ka ng mga customer at mga supplier.
- Serbisyong Pagbabayad - Pinapayagan ka ni Xero na tanggapin ang mga pagbabayad ng credit card mula sa iyong mga customer. Sa pamamagitan ng pagdaragdag ng isang serbisyo sa pagbabayad, maaari mong madaling magdagdag ng isang link sa iyong mga invoice na magpapahintulot sa mga customer na magbayad online sa pamamagitan ng credit card. Tatalakayin namin kung paano magdagdag ng isang karagdagang serbisyo sa pagbabayad sa seksyon ng Mga Serbisyo sa Pagbabayad. Sa sandaling na-set up mo ang iyong account sa pagbabayad, dapat mong piliin ang link dito sa patlang ng Mga Serbisyo sa Pagbabayad (Credit Card) upang lumitaw ito sa lahat ng mga invoice ng customer. Kung mayroon kang isang umiiral na Paypal account, maaari mo itong ikunekta sa Xero at ialok din ito bilang paraan ng pagbabayad pati na rin.
- Mga Tuntunin at Mga Tagubilin sa Pagbabayad – Sa seksyon na ito, maaari kang magbigay ng tiyak na mga tagubilin kung paano mo gustong ipadala ng mga customer ang pagbabayad. (tulad ng nakasaad sa seksyon ng payo sa Mga Tuntunin at Pagbabayad sa itaas). Bilang karagdagan, maaari kang maglagay ng iba pang may kinalaman sa impormasyon na tumutukoy sa mga quote.
2. Mga Default na Setting
Sa loob ng seksyon ng default na setting, mayroong 4 pangunahing mga lugar na kailangang ma-set up. Sa ibaba ay isang maikling paglalarawan ng bawat seksyon kasama ang isang screenshot.
Default na Mga Setting sa Xero. Ang impormasyong ito ay makakaapekto sa mga takdang petsa para sa mga invoice at mga perang papel kasama ang pagkakasunud-sunod ng pag-numero ng mga invoice, mga singil, mga quote at mga tala ng kredito.
A. Mga Tuntunin sa Pagbabayad
Ang pag-set up ng mga tuntunin sa pagbabayad para sa parehong mga customer at mga vendor ay napakahalaga dahil magagamit ng Xero ang impormasyong ito upang subaybayan ang (at ipaalala sa iyo) kapag ang mga invoice sa customer ay darating dahil sa o nakalipas na dahil sa maaari mong sundin. Sa pamamagitan ng parehong token, alertuhan ka rin ni Xero kapag ang isang bayarin ay darating dahil o kaya'y dapat bayaran upang mapanatili ang mahusay na kredito sa iyong mga supplier sa pamamagitan ng pagbabayad ng mga ito sa oras.
Maaari mong ipasok ang bilang ng mga araw (o isang araw ng buwan) sa patlang at pumili mula sa sumusunod na apat na pagpipilian sa drop down:
- XX araw (o araw) ng susunod na buwan
- XX araw (o araw) pagkatapos ng petsa ng pagsingil
- XX araw (o araw) pagkatapos ng katapusan ng buwang buwan
- XX araw (o araw) ng kasalukuyang buwan
Sa screenshot sa itaas, nag-set up kami ng mga invoice gamit ang mga tuntunin ng pagbabayad ng Net 30. Nangangahulugan ito na ang mga invoice ay dapat na 30 araw pagkatapos ng petsa ng invoice (kuwenta). Para sa mga singil, naitakda namin ang unang araw ng susunod na buwan bilang takdang petsa.
Tandaan na nais mong i-set up ang mga tuntunin na nalalapat sa karamihan mga customer at mga vendor. Gayunpaman, kung kailangan mong i-set up ang ilang mga customer at mga vendor na may iba't ibang mga tuntunin sa pagbabayad, magagawa mo ito sa pamamagitan ng pagpasok ng impormasyong iyon sa kanilang profile sa pakikipag-ugnay na aming tatalakayin sa Paano Mag-set Up ng Mga Customer at ang Paano Mag-set Up Supplier aralin.
Maaari mo ring baguhin ang mga tuntunin sa pagbabayad kapag nagpapasok ng isang invoice o kapag nagpasok ka ng bill sa Xero. Ito ay magiging kapaki-pakinabang para sa mga espesyal na termino na ibinigay para lamang sa isang partikular na pagbili o pagbebenta.
Susubukan namin ito sa Paano Mag-Invoice ng isang Customer at Paano Gumawa ng isang Bill aralin.
B. Awtomatikong pagkakasunud-sunod
Tulad ng karamihan sa mga programa ng accounting software, awtomatikong nagtatakda ng Xero ng natatanging numero para sa bawat dokumento na iyong nilikha. Ang unang bahagi ng bawat numero ay nagpapahiwatig ng uri ng dokumento; Invoice (INV), Credit Note (CN), Order ng Pagbili (PO) at Quote (QU). Ang ikalawang bahagi ng bilang ay numeric (ibig sabihin, 0001). Ang patlang na ito ay autopopulate sa susunod na magagamit na numero upang ito ay hindi nauulit.
Kung nagko-convert ka mula sa isa pang programa ng software ng accounting at nais mong panatilihin ang parehong sistema ng pag-numero na mayroon ka sa lugar, pagkatapos sa patlang na ito ay ipapasok mo ang panimulang numero na nais mong gamitin para sa bawat uri ng dokumento. Sa sandaling gawin mo iyon, ang Xero ay awtomatikong idagdag ang bawat numero ng dokumento dahil nilikha ito.
Gayunpaman, kung wala kang kagustuhan sa simulang pagkakasunud-sunod ng mga dokumentong ito, pagkatapos ay iwanan ang seksyon na ito bilang ay at magpatuloy upang ipakita ang mga natitirang bill.
C. Ipakita ang Natitirang mga Bills
Sa pamamagitan ng pagpili sa pagpipiliang ito, isasama ni Xero ang isang link sa lahat ng mga invoice ng customer na magdadala sa kanila sa isang portal na nagpapakita ng isang listahan ng lahat ng kanilang hindi nabayarang mga invoice. Sa bawat oras na magbayad sila sa mga serbisyo ng pagbabayad Xero, ang katayuan ay na-update sa real time sa bayad. Inirerekumenda namin na isama mo ang link na ito dahil ipapanatili nito ang mga customer tungkol sa kanilang natitirang balanse tuwing ipinapadala mo sa kanila ang isang invoice na makakatulong sa iyo na mabayaran nang mas mabilis.
D. Petsa ng pag-expire ng petsa
Kung ipinadala mo ang iyong mga customer ng isang quote / bid / pagtatantya, pagkatapos ay maaari mong isaalang-alang ang kabilang ang isang expiration date. Ang pagtatakda ng isang expiration date ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa pagtulong sa mga customer na gawin ang kanilang desisyon sa isang mas napapanahong paraan (bilang laban sa pag-drag ito para sa buwan). Katulad ng kuwenta at mga takdang petsa ng invoice, maaari mong i-set up ang mga petsa ng pag-expire para sa isang quote batay sa bilang ng mga araw o isang partikular na araw.
3. Mga Serbisyo sa Pagbabayad
Bilang karagdagan sa pagbabayad sa pamamagitan ng tseke, ang iyong mga customer ay maaaring gumawa ng mga pagbabayad online sa isang credit card. Upang makatanggap ka ng mga pagbabayad sa online, dapat kang magkaroon ng isang umiiral nang account sa isa sa mga serbisyo ng pagbabayad na sumasama sa Xero o maaari mong i-set up ang isang account at pagkatapos ay ikonekta ito sa iyong Xero account.
Pagkatapos mong mag-click sa pindutan ng Serbisyo ng Pagbabayad, makikita mo ang sumusunod na screen. I-click ang pindutang Serbisyo ng Pagbabayad sa Pagbabayad (tulad ng nakalagay sa screenshot sa ibaba) at makikita mo ang isang listahan ng mga serbisyo ng pagbabayad na nauugnay sa Xero. Piliin ang serbisyo sa pagbabayad na mayroon ka nang isang umiiral nang account at sundin ang mga tagubilin sa screen. Kung wala kang umiiral na account sa pagbabayad, mag-click sa Stripe at sundin ang mga tagubilin sa screen upang mag-set up ng isang account nang direkta sa loob ng Xero.
Pagse-set up ng Mga serbisyo sa pagbabayad sa Xero. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang isama ang isang link sa lahat ng mga invoice upang ang mga customer ay maaaring magbayad ng online gamit ang isang credit card.
4. Mga Paalala sa Invoice
Ang isa sa maraming mga benepisyo ng paggamit ng isang programa ng accounting software tulad ng Xero ay mga built-in na tampok tulad ng mga paalala ng invoice na tumutulong sa iyo na pamahalaan ang pera na utang ng iyong mga customer (kilala rin bilang mga account na maaaring tanggapin).
Mula sa loob ng seksyon ng mga paalala ng invoice, maaari mong i-set up ang Xero upang awtomatikong mag-email ng mga customer bago magbayad ang isang invoice (ibig sabihin "Dahil Sa 7 araw") o pagkatapos ng isang invoice ay nakalipas dahil sa 7 araw, 14 araw o 21 araw; o mag-set up ng pasadyang paalala tulad ng ipinahiwatig sa screenshot sa ibaba.
Pag-set up ng Mga Paalala sa Invoice sa Xero. Ito ay magpapahintulot sa Xero na awtomatikong magpadala ng isang paalala sa mga customer kapag ang kanilang mga invoice ay darating na angkop o nakalipas na dapat bayaran.
Sa pamamagitan ng pag-click sa I-edit link, maaari mong ipasadya ang mensaheng email sa iyong customer at pagkatapos ay i-save ang iyong mga pagbabago tulad ng ipinahiwatig sa screenshot sa ibaba.
Template ng Paalala ng Email ng Invoice sa Xero. Ipasadya ang mensaheng email na ipinadala sa iyong mga customer.
Balutin
Iyon ang bumabalangkas sa seksyon sa Paano I-customize ang Mga Invoice, Mga Quote, Pagbili ng Order at Mga Resibo. Ang susunod na aralin sa aming Training Course Xero ay kung paano mag-set up ng maramihang mga pera. Sa araling ito, lalakarin ka namin sa paglalagay ng Xero upang masubaybayan ang kita at gastos sa higit sa isang pera. Upang ma-access ang aralin na ito o alinman sa iba pa sa serye, mag-click dito. Para sa isang libreng 30-araw na pagsubok ng Xero, i-click ang pindutan sa ibaba.
? Aralin 1.1
Libreng 30-araw na Pagsubok
Aralin 1.3?
